top of page

Podpis elektroniczny w postępowaniu cywilnym

Ustawodawca nie rozróżnia formy nośnika użytego do sporządzenia pisma procesowego.

Zgodnie z prawem obowiązującym w Rzeczypospolitej Polskiej formą pisemną oświadczenia woli ( pisma procesowego ) jest zarówno sporządzenie oświadczenia woli w formie konwencjonalnej ( „na papierze” ) jak też w formie elektronicznej. Jeżeli chodzi o przepisy prawa materialnego (proszę nie mylić z prawem postępowania cywilnego), w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 Nr 16 poz. 93 z późn. zm.) nie rozróżniono formy pisemnej czynności prawnej ze względu na sposób sporządzenia - czyli formę nośnika użytego do sporządzenia oświadczenia woli. Jedynie art. 78 § 1 zdanie pierwsze k.c. stanowi, iż Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednocześnie ustawodawca nie precyzuje, czy tak sporządzony dokument musi być sporządzony na określonym nośniku ( fizycznym lub elektronicznym) - a wiec co do zasady nie zawęża pojęcia formy pisemnej wyłącznie do jednego rodzaju nośnika tekstu stanowiącego oświadczenia woli. Ustawa nie zawiera w tym zakresie jakiegokolwiek ograniczenia co do formy nośnika, w jakim lub na jakim znajduje się oświadczenie woli.


Uwagi te są konieczne, albowiem SN w postanowieniu z dnia 17 kwietnia 2018 r. sygn. akt. IV KK 296/17 wywiódł, iż przy interpretacji przepisu (… ) który od daty wejścia w życie nie był modyfikowany, należy zastosować wykładnię celowościową pod kątem możliwości ustalenia rozumienia określonych przepisów prawa, biorąc pod uwagę rozwój osiągnięć technicznych, cywilizacyjnych i potrzeb współczesnych (wykładnia dynamiczna). Treść normy przepisu (…) ulega zatem zmianie w czasie wraz ze zmianą sytuacji i skoro ustawodawca dotychczas nie zmienił tego przepisu, to przyjąć należy, że opowiada się za jego utrzymaniem, ale w nowych warunkach, tj. przy uwzględnieniu rozwoju technologii informatycznych. Niewątpliwie w kontekście posługiwania się internetem dostrzec należy, że stanowi on zarówno pole do prowadzenia działalności ( … ).


Art. 126 § 1 pkt. 6 Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. 1964 Nr 43 poz. 296 z późn. zm.) stanowi, iż Każde pismo procesowe powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Oceniając przedmiotowe zagadnienie przez pryzmat tego przepisu zauważyć należy, iż w żadnym paragrafie ani w żadnym jego punkcie ustawodawca nie zdefiniował formy fizycznej nośnika, na jakim ma zostać sporządzone pismo procesowe, ale jedynie zastrzega iż powinno ono posiadać określone elementy gramatyczne i spełniać wymogi pisma procesowego a wiec być oświadczeniem woli zaopatrzonym w podpis. Ustawa stanowi jedynie o wymogu, iż pismo to powinno być zaopatrzone w podpis .

Ustawodawca w art. 126 KPC nie definiuje, czym w sensie fizycznym jest pismo procesowe, w tym znaczeniu iż nie określa formy nośnika, na jakim lub w jakim złożone oświadczeniem woli ma się znajdować (podobnie jak przepis cywilnego prawa materialnego, tj. art. 78 § 1 k.c.).

Co należy w tym miejscu zaakcentować, przepis powyższy nie zawiera jednak definicji podpisu, ale odwołując się do pojęcia powszechnie rozumianego. Wymaga to z kolei wykładni terminu „ podpis” przez pryzmat przepisów prawa materialnego.


Zgodnie z art. 78 [1] § 2 k.c.:


§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.


Wynika z tego, iż oświadczenie woli złożone w firmie elektronicznej, o której mowa w tym przepisie, jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia woli w formie pisemnej konwencjonalnej. Natomiast - jak wskazuje się w doktrynie - skutek procesowy następuje w wyniku dokonania czynności materialnej – złożenia oświadczenia woli. Do zachowania wymaganej prawem formy czynności prawnej niezbędne jest więc złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i lub na innym nośniku pisma (czego ustawa nie definiuje ), a następnie zaopatrzenie go podpisem w powszechnym rozumieniu tego pojęcia lub podpisem elektronicznym kwalifikowanym, tj. podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu zgodnie z art. 131 Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016 poz. 1579 z późn. zm.), zgodnie z którym Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893) jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu niniejszej ustawy. Taki podpis jest równoznaczny ze złożeniem podpisu w innej tradycyjnie pojmowanej formie.


Reasumując, jeśli ustawa (w tym art. 126 § 1 pkt. 6 k.p.c.) zastrzega wymóg zachowania formy pisemnej czynności prawnej (złożenia pisma stanowiącego oświadczenie woli), to od strony będzie zależeć, czy posłuży się ona zwykłą konwencjonalną formą pisemną czy też formą elektroniczną, albowiem to przepisy prawa materialnego zrównują obydwie te formy co do skutków zastosowania, a prawo procesowe nie określa odrębnie w oderwaniu od prawa materialnego, co jest oświadczeniem woli (pismem procesowym) oraz podpisem. Przepisy prawa procesowego nie zawierają także zakazu stosowania określonej formy nośnika oświadczenia woli. W tym kontekście unormowania ustawowe wydają się kompletne.


Zgodnie z art. 125 § 5 k.p.c. możliwe jest wnoszenie pism procesowych w formie elektronicznej na adres zgodny z wymogiem wskazanym w art. 2 pkt. 1 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. 2020 poz. 2320 z późn. zm.), który stanowi, iż adres do doręczeń elektronicznych – adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług. Jest to przepis doprecyzowujący, a nie wykluczający określoną formą nośnika tekstu oświadczenia woli. Zauważyć przy tym należy iż art. 8 tej ustawy stanowi, iż Podmiot publiczny jest obowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Przepis ten nakłada na podmioty publiczne - w tym Sądy - obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Pismo doręczone do Sądu może zostać zaopatrzone w każdy z rodzajów podpisów enumeratywnie wymienionych w ustawie, tj. podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Art. 61 k.c. stanowi, iż:

§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Skutek doręczenia pisma procesowe w formie elektronicznej następuje z chwilą gdy oświadczenie woli strony zaopatrzone w podpis elektroniczny wprowadzono do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, iż Sąd ma możliwość zapoznać się z jego treścią.

Art. 126 k.p.c. stanowi, iż:

§ 5. Jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu to umożliwiają, pisma procesowe można wnosić także na adres do doręczeń elektronicznych sądu, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 2320 oraz z 2021 r. poz. 72, 802, 1135, 1163 i 1598).

§ 6. Minister Sprawiedliwości w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, warunki techniczne i organizacyjne oraz sposób wnoszenia pism procesowych, o których mowa w § 5, mając na względzie skuteczność wnoszenia pism, ochronę praw osób wnoszących pisma oraz konieczność zapewnienia sprawnego toku postępowania.


Przepisy te weszły w życie z dniem 21 października 2021 r. i są przepisami obowiązującymi - na co wskazuje treść tekstu jednolitego Ustawy zawarta w Obwieszczeniu Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 7 sierpnia 2020 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy - Kodeks postępowania cywilnego ( Dz.U. 2020 poz. 1575 ). Oczywiście dostrzec należy, iż w 2021 r. pojawił się na marginesie normy prawnej odnośnik odwołujący się do komunikatu wskazanego w art. 155 ust. 10 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320 z późn. zm.), który stanowi, iż:


Minister właściwy do spraw informatyzacji, mając na uwadze uwarunkowania techniczne i organizacyjne niezbędne do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, ogłasza w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej komunikat określający termin wdrożenia rozwiązań technicznych, umożliwiających podmiotom, o których mowa:

1) w ust. 1–5 oraz w art. 9 ust. 1 pkt 1–8, powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej;

2) w ust. 6, powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.


Przepis ten jednak jest jedynie delegacją ustawową do wydania komunikatu o gotowości poszczególnych jednostek organizacyjnych do stosowania ustawy, ale nie uprawnieniem do określenia daty wejścia w życie ustawy – co wynika z gramatycznej treści tego przepisu.

Uzależnienie wejścia w życie ustawy od komunikatu organu upoważnionego do jej stosowania były zresztą naruszeniem konstytucyjnej zasady:


Art. 7. Organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa.

Art. 88. 1. Warunkiem wejścia w życie ustaw, rozporządzeń oraz aktów prawa miejscowego jest ich ogłoszenie.

2. Zasady i tryb ogłaszania aktów normatywnych określa ustawa.

3. Umowy międzynarodowe ratyfikowane za uprzednią zgodą wyrażoną w ustawie są ogłaszane w trybie wymaganym dla ustaw. Zasady ogłaszania innych umów międzynarodowych określa ustawa.


Należy pamiętać, iż o wejściu w życie ustawy decyduje wyłącznie jej ogłoszenie i upływ wskazanego w ustawie terminu do jej wejścia w życie. Uwagi te są o tyle konieczne, że wezwanie aby dokument był „własnoręcznie podpisany” nie znajduje oparcia w treści przepisów zarówno prawa procesowego jak i prawa materialnego.

Wezwanie o uzupełnienie braków formalnych, które w rzeczywistości nie istnieją - nie może odnieść skutku.

Dla rozważenia powyższej kwestii przypomnieć należy ugruntowanej stanowisko doktryny jak i judykatury w zakresie co stanowi o wadliwości pism procesowego i skutków tej wadliwości dla rozpoznania powództwa. Przedmiotowa kwestia wpływu braków formalnych na możliwość lub brak możliwości rozpoznania sprawy była już wielokrotnie przedmiotem rozważań judykatury. I tak przykładowo w Postanowieniu z dnia 3 listopada 2015 r. Sąd Okręgowy w Krakowie wskazał w sprawie sygn. akt II Cz 2508/15, iż „ (…) pozew jako kwalifikowany rodzaj pisma procesowego powinien czynić zadość warunkom pisma procesowego ( art. 126 k.p.c.), nadto zawierać dokładne określone żądanie, a w sprawach o prawa majątkowe także oznaczenie wartości przedmiotu sporu, chyba że przedmiotem sprawy jest oznaczona kwota pieniężna oraz przytoczenie okoliczności faktycznych uzasadniających żądanie, a w miarę potrzeby uzasadniających również właściwość sądu (art. 187 k.p.c.). Zgodnie z art. 130 § 1 k.p.c. jeżeli pismo procesowe nie może otrzymać prawidłowego biegu w skutek niezachowania warunków formalnych lub jeżeli od pisma nie uiszczono należnej opłaty, przewodniczący wzywa stronę, pod rygorem zwrócenia pisma, do poprawienia, uzupełnienia, lub opłacenia go w terminie tygodniowym. Żądanie wypełnienia przez stronę wymogów formalnych pisma procesowego nie należy jednak do sfery uznaniowości przewodniczącego. Obowiązek ten aktualizuje się wyłącznie wówczas, gdy wobec nie zachowania warunków formalnych, pismo procesowe nie może otrzymać prawidłowego biegu. Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych jest zastrzeżone i ograniczone wyłącznie do takich braków, które faktycznie uniemożliwiają nadanie sprawie biegu. Tym samym wyłączona jest jakakolwiek dowolność”. Podobnie Sąd Okręgowy w Katowicach w Postanowieniu z dnia 18 września 2019 r. wydanym pod sygn. akt IX Pz 107 / 19 wskazał: „(…) przepis art. 373 k.p.c. (i także przepis art. 370 k.p.c.) należy odczytywać łącznie z art. 130 k.p.c.. Odrzucenie apelacji z powodu nieuzupełnienia braków formalnych w wyznaczonym terminie dotyczy zatem tylko takich braków, które uniemożliwiają nadanie apelacji prawidłowego biegu ( postanowienie SN z dnia 11 grudnia 2009 r. w sprawie II Uz 43/09 LEX nr 583825). Podzielając tą konstatacje wskazać należy, ze dokładne i nie budzące wątpliwości określenie przedmiotu zaskarżenia (…) nie stanowiło przeszkody w nadaniu biegu sprawie. W powołanym wyżej postanowieniu SN z dnia 11 grudnia 2009 r. w sprawie II Uz 43/09 jednoznacznie wskazano iż Przepis art. 373 k.p.c. (i także przepis art. 370 k.p.c.) należy odczytywać łącznie z art. 130 k.p.c. Odrzucenie apelacji z powodu nieuzupełnienia braków formalnych w wyznaczonym terminie dotyczy zatem tylko takich braków, które uniemożliwiają nadanie apelacji prawidłowego biegu. Analogicznie na sprawę zapatruje się SN w orzeczeniu z 28 stycznia 2005 r., III UZ 29/04 ( OSNP 2005, nr 11, poz. 165); w orzeczeniu z dnia 7 lipca 2005 r. II UZP 7/05 (OSNP 2005, nr 24, poz. 396, SN w orzeczeniu z 28 stycznia 2005 r., III UZ 29/04 ( OSNP 2005, nr 11, poz. 165); w orzeczeniu z dnia 7 lipca 2005 r. II UZP 7/05 (OSNP 2005, nr 24, poz. 396) (…). Na marginesie trzeba wskazać, że wezwanie do uzupełnienia braków apelacji powinno być precyzyjne i jedno znaczne w treści, w szczególności co do określenia braku formalnego, uzupełnienia którego się wymaga. Musi uwzględniać w pewnym zakresie także adresata i jego poziom percepcji pisma prawniczego (...). Wezwanie do usunięcia braków pisma powinno być tak jasne i niedwuznaczne, by u strony, do której jest skierowane, nie powstała wątpliwość co do przedmiotu wezwania i rygorów grożących w razie niezastosowania się do jego treści (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 marca 2003 r., I PZ 158/02, OSNP 2003 nr 15 -okładka; por. też postanowienia Sądu Najwyższego z dnia 20 grudnia 1966 r., II CZ 146/66, OSNCP 1967 nr 6, poz. 113; z dnia 17 listopada 1998 r., III CKN 871/98, LEX nr 50714 i z dnia 30 lipca 1998 r., III CZ 92/98, LEX nr 50649)”.


Reasumując, fakt dostarczenia pisma procesowego w jednej z akceptowalnych przez prawo materialnego form nośnika tegoż oświadczenia woli i zaopatrzenia pisma procesowego w podpis przewidziany przepisami prawa materialnego, a nie wykluczony prawem procesowym – czyni wniesienie pisma skutecznym. Strona oczywiście rozumie iż przepisy wykonawcze o prowadzeniu akt postępowania nie nadążają za postępem technologicznym i zmianami prawa materialnego. Ustawodawca zaakceptował bowiem w prawie materialnym rozwiązania, nie dając jednocześnie Sądowi narzędzi do technologicznej obróbki akt w sposób zapewniający uwzględnienie w/w rozwiązań.


Jednak jak wskazał SN w powołanym wyżej postanowieniu pojęcie prawne i formalne zawarte w przepisach odczytywać należy biorąc pod uwagę rozwój osiągnięć technicznych, cywilizacyjnych i potrzeb współczesnych (wykładnia dynamiczna).Wymaga to oczywiście znalezienia rozwiązania i odpowiedzi na pytanie, czy pojęcie „forma pisemna” ograniczyć należy jedynie do jednego rodzaju nośnika pisma procesowego (papieru), czy też każdego rodzaju nośnika oświadczenia woli jakie dopuszczalne jest przez prawo, a nadto czy forma podpisu może być formą dowolną dopuszczoną przez prawo, czy też podlega ograniczeniu jedynie do formy konwencjonalnej. A jeśli podlega takiemu ograniczeniu to na jakiej podstawie prawnej w świetle art. 7 Konstytucji .

Skoro ustawodawca określił formy i sposób składania oświadczeń woli w formie elektronicznej (w tym pism procesowych) oraz istnieją środki techniczne umożliwiające sporządzanie i doręczenia pism w formie elektronicznej, to wydaje się, iż rolą organów państwa - w tym Sądów - jest dostosowanie się do możliwości prawnych i faktycznych określonych przez ustawodawcę.

Oczywiście, pewnego rodzaju praktyka i zasady kompletowania akt postępowania nakładają na Sąd konieczność przechowywania odpisów pism procesowych w formie konwencjonalnej , ale także w takim przypadku istnieje możliwość uzyskania wydruku podpisu kwalifikowanego złożonego elektronicznie. Możliwe jest także zweryfikowanie podpisu i jego certyfikatu autentyczności. Wydaje się więc, iż forma elektroniczna niesie za sobą o wiele większe możliwości identyfikacji autora pisma od formy konwencjonalnej, a jest przy tym niewątpliwie szybsza i tańsza w użytkowaniu.


Co należy w tym miejscu podnieść – sądy powszechne dość powszechnie stosują formę elektroniczną w postępowaniach zarówno karnych jak i cywilnych i nadają bieg pismo procesowym tak złożonym. Dla przykładu Sąd Rejonowy Katowice Zachód w sprawie sygn. akt III W 125/21 przyjął i przekazał do rozpoznania apelację od zapadłego wyroku. Sąd Rejonowy w Kaliszu przyjął i rozpoznał pozytywnie wnioski o wydanie tytułu wykonawczego w postępowaniach pod sygn. akt V GCo 2319/22, V GCO 2340/21 , V GCo 2341/22. Natomiast Sąd Okręgowy w Katowicach przyjął złożony wyłącznie elektronicznie pozew pod sygn. akt I C 1532/22, a Sąd Apelacyjny w jego toku rozpoznał spór co do właściwości Sądu. Ta ostatnia okoliczność jest o tyle istotna, iż postępowanie w tym przedmiocie trwało zaledwie 16 dni, podczas gdy rozpoznanie takiej kwestii z udziałem akt konwencjonalnych zajęłoby sądom około pół roku.

---

Autorem niniejszego artykułu prasowego jest Pan Marek Jarocki - wykładowca w jednej ze śląskich uczelni wyższych i redaktor naczelny czasopisma "Centralny Szpital Psychiatryczny" wpisanego przez Sąd Okręgowy w Katowicach do rejestru dzienników i czasopism pod poz. Pr.3016. Jeżeli artykuł spodobał się Tobie, wspomóż jego Autora poprzez wpłatę dowolnej kwoty na jego rachunek bankowy:


Marek Jarocki 60 2490 0005 0000 4000 7234 4956

44 wyświetlenia0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie